Compliance fornitori · Gestione documentale
Documenti, scadenze e compliance dei fornitori in un unico portale
Il portale che Ailox ha realizzato per Priano Marchelli, casa di spedizioni internazionali. I fornitori caricano i documenti richiesti con una procedura guidata, lo staff li verifica e il sistema tiene sotto controllo scadenze e rinnovi.
- Cliente
- Priano Marchelli
- Settore
- Spedizioni internazionali, dal 1934
- Online
- dal 2026
- Utenti
- Staff Priano Marchelli e fornitori
La sfida
Ogni fornitore, documenti diversi
Autotrasportatori, appaltatori, servizi doganali, smaltimento rifiuti, professionisti: ognuno deve presentare documenti diversi, come DURC, visure, DUVRI, certificati ADR o moduli firmati, ciascuno con la sua scadenza. Raccoglierli per email e seguirne i rinnovi a mano non era più sostenibile.
La soluzione
Le regole decidono, il portale ricorda
Il portale calcola quali documenti servono in base alla forma giuridica e alla categoria del fornitore. Il fornitore li carica da solo con una procedura guidata, lo staff li approva o li rifiuta, e i reminder automatici avvisano prima che qualcosa scada.
Come funziona
Dal censimento al report di compliance
- 1
Censimento
Lo staff crea il fornitore: l'account viene generato in automatico e arriva l'email per impostare la password.
- 2
Documenti richiesti
L'elenco si compone da solo in base a forma giuridica e categoria, con eventuali extra ed esclusioni.
- 3
Caricamento guidato
Quattro passi: istruzioni e template, upload del file, scadenza proposta, conferma.
- 4
Revisione
Lo staff approva o rifiuta con motivazione. Ogni versione resta nello storico.
- 5
Scadenze
Reminder settimanali per i documenti scaduti o in scadenza entro 30 giorni.
- 6
Report
Situazione di compliance per fornitore, in PDF o Excel.
Il portale
Due aree, un solo flusso
Schermate con dati di esempio.
Funzionalità
Cosa fa il portale
- Dashboard staff
- Documenti da revisionare, in scadenza e scaduti, con lo stato di compliance di tutti i fornitori.
- Dashboard fornitore
- Ogni fornitore vede solo i propri documenti: da compilare, in scadenza, approvati.
- Anagrafica fornitori
- Forma giuridica, categoria e documenti aggiuntivi o esclusi per singolo fornitore.
- Tipi di documento
- Descrizione, avvertenze, template scaricabile, frequenza di rinnovo e ambito di applicazione.
- Documenti da firmare
- Moduli forniti da Priano Marchelli che il fornitore scarica, firma e ricarica.
- Storico versioni
- Ogni caricamento conserva le versioni precedenti, con esito e motivazione della revisione.
- Aggiornamento template
- Quando un modello cambia, i documenti tornano da compilare e i fornitori vengono avvisati.
- Reminder e log
- Invio automatico ogni lunedì, invio manuale e registro degli invii.
- Ruoli e sicurezza
- Amministratore, editor e sola lettura per lo staff; accesso separato per i fornitori, protetto a livello di database.
Anche tu raccogli documenti dai fornitori?
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