Case d'asta · Logistica dell'arte
Il magazzino delle opere d'arte, dalla presa in carico alla spedizione
Fine Art WMS è il gestionale di magazzino che Ailox ha costruito con una casa d'aste italiana. Segue ogni opera collo per collo tra magazzini e ubicazioni e, prima di ogni spedizione, verifica i documenti richiesti per la circolazione dei beni culturali.
- Prodotto
- Fine Art WMS
- Settore
- Case d'asta e logistica dell'arte
- Sviluppo
- dal 2026
- Utenti
- Amministratori e magazzinieri, per più aziende
La sfida
Opere uniche, regole severe
Una casa d'aste riceve migliaia di opere dai mandanti, le custodisce in magazzini propri ed esterni e le spedisce in Italia e all'estero. Ogni opera va trovata subito, ogni collo va contato, e prima di uscire servono i documenti giusti: Soprintendenza, licenze UE, dogana. Un errore significa una spedizione bloccata o un'uscita non consentita.
La soluzione
Ogni collo tracciato, ogni documento verificato
Il magazzino lavora per colli, con etichette QR e posizionamento in ubicazioni precise. Ogni movimento viene registrato con l'operatore. Al momento della spedizione il sistema incrocia i dati delle opere con destinazione, finalità e modalità di trasporto e restituisce la checklist dei documenti, con il costo delle pratiche.
Come funziona
Il percorso di un'opera
- 1
Registrazione
L'opera entra a sistema con autore, anno, tipologia, misure, valore, colli, foto e documenti.
- 2
Ricevimento
Ordine di ingresso ricevuto collo per collo, anche in più consegne, con etichette QR.
- 3
Posizionamento
Ogni opera viene assegnata a magazzino e ubicazione. Ogni spostamento resta nello storico.
- 4
Giacenza
Inventario per magazzino e ubicazione, stato commerciale e avvisi sulle giacenze lunghe.
- 5
Uscita
Ordine di uscita con allocazione delle opere e prelievo con conferma di tutti i colli.
- 6
Spedizione
Checklist dei documenti richiesti: finché i documenti bloccanti non sono validi, la spedizione resta ferma.
Documenti di spedizione
Le regole dei beni culturali, applicate in automatico
Paese di destinazione, finalità (vendita, mostra, restauro, prestito), rientro previsto e modalità di trasporto, incrociati con tipologia, età, valore e tutela di ogni opera: da qui il sistema ricava i documenti necessari e il costo delle pratiche.
Segnala le uscite vietate, come l'esportazione definitiva di un bene tutelato, e i parametri incoerenti. La spedizione si sblocca solo quando tutti i documenti bloccanti sono validi.
Tutela dei beni culturali
- Prova dello status di tutela
- Denuncia art. 21 e sua chiusura
- Autorizzazione art. 48
- Verifiche art. 66 e 67
- Attestati ACT e LCT
- Pratica Belle Arti per opera
Licenze UE
- Licenza per destinazioni extra-UE
- Soglie di età e valore per tipologia di bene
Dogana
- Export B1 + MRN
- Carnet ATA
- Autorizzazione art. 72
- INF 3
Trasporto
- DDT, CMR, AWB, B/L
- Packing list
- Invoice / proforma
- Condition report e assicurazione
In magazzino
Schermate essenziali per chi movimenta le opere
Il magazziniere ha un'interfaccia ridotta a quattro operazioni: ricevimento, posizionamento, prelievo e info ubicazione. Legge il codice del collo con un lettore o lo digita, e il sistema aggiorna stati, colli e storico dei movimenti.
Schermate con dati di esempio.
Funzionalità
Cosa fa il gestionale
- Registro delle opere
- Tipologia Belle Arti, autore, anno di esecuzione, tutela, status doganale, misure, peso, valore, foto e documenti.
- Doppio stato
- Stato logistico gestito dai flussi (registrato, a magazzino, allocato, spedito) e stato commerciale (in valutazione, in vendita, venduto).
- Magazzini e ubicazioni
- Magazzini interni ed esterni, divisi in zone e ubicazioni, con carico manuale e trasferimenti.
- Ordini di ingresso
- Ricevimento parziale collo per collo, chiusura delle righe incomplete e posizionamento.
- Ordini di uscita
- Allocazione, prelievo con conferma dei colli, spedizione e consegna.
- Calcolatore documenti
- Dai dati di opere e spedizione ricava i documenti richiesti, il costo delle pratiche e i casi di uscita vietata.
- Interfaccia magazziniere
- Ricevimento, posizionamento, prelievo e info ubicazione con lettura del codice o digitazione.
- Etichette e documenti
- Etichette con QR code per ogni collo, DDT e packing list in PDF.
- Dashboard e inventario
- Valore a magazzino, ordini aperti, giacenze oltre soglia, occupazione, vista a galleria ed export Excel.
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